Kassen-Nachschau

Der unangekündigte Besuch des Finanzbeamten

§ 146b AO (Abgabenordnung) wurde 2016 eingefügt und betrifft die sogenannte Kassen-Nachschau. Die Kernpunkte:

  • Finanzbeamte dürfen unangekündigt während der regulären Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten, um die Kasse und deren korrekte Benutzung zu überprüfen
  • Aufzeichnungen, Bücher und für die Kassenführung relevanten Unterlagen müssen herausgegeben werden
  • Sollten sich bei der Kassennachschau Verdachtsmomente ergeben, darf sofort in eine Außenprüfung übergegangen werden

Sinn der Sache:

Bei einer regulär angekündigten Betriebsprüfung kann kurz vor Prüfungsbeginn die Kassenbuchführung angepasst werden. Die Finanzverwaltung möchte allerdings, dass Kassen zeitnah, also jeden Tag korrekt und vollständig geführt werden.

Außerdem kann durch eine unangekündigte Prüfung auch ermittelt werden, ob sich eine weitergehende Prüfung überhaupt lohnt.

Was und wen schauen sich die Finanzbeamten an?

Wenn die Kasse GoBD-konform geführt wird, hat man im Grunde nichts zu befürchten.

Überprüft wird:

  • Die Kassenführung
  • Die Kassenaufzeichnungen
  • Deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung

Habe ich die Kassen-Nachschau provoziert?

In der Regel nicht. Doch auch Deine E-Bilanzen, die Du oder Dein Steuerberater digital einreichst, können maschinell auf inhaltliche oder auch statistische Merkwürdigkeiten überprüft werden.

Wie läuft die Kassen-Nachschau genau ab?

Zunächst einmal kann es passieren, dass Du den Anfang nicht mitbekommst. Es ist den Finanzbehörden gestattet, Dich und Deine Mitarbeiter in Deinem Geschäft zu beobachten und zu ermitteln, wie mit Bargeld bzw. der Kasse überhaupt umgegangen wird. Sogar Testkäufe sind erlaubt. Ein Prüfer darf sich als vermeintlichen Kunden ausgeben, um zu schauen, wie Bargeld in Deinem Betrieb behandelt wird.

Ob mit oder ohne Beobachtung, irgendwann wird sich der Finanzbeamte zu erkennen geben und Dir mitteilen, dass es sich um eine unangekündigte Kassennachschau handelt.

Der Mitarbeiter des Finanzamtes wir Dir jetzt einen Dienstausweis und eine Prüfungsanordnung zeigen. Diese erlauben ihm, Deine Kassensysteme zu prüfen. Ganz gleich ob Barkassen, Schubladenkassen oder Geldkassetten.

Dazu musst Du als Chef oder Unternehmer überhaupt nicht anwesend sein. Leider können sich Deine Mitarbeiter darauf auch nicht herausreden. Sie müssen vielmehr in der Lage sein, mit diesem Vorfall umzugehen.

    Bei elektronischen Kassensystemen darf der Prüfer neben den Kassendaten auch die tatsächlichen Bargeldbestände mit den Aufzeichnungen abgleichen (Kassensturz). Der gezählte Kassenbestand muss mit dem buchmäßigen Bestand des Kassenbuches übereinstimmen.

    Außerdem wird der Prüfer sich die im Kassensystem aufgezeichneten Daten digital kopieren wollen, um sie auszuwerten. Er überprüft diese Daten dann auf Vollständigkeit und prüft, ob Lücken oder ungewöhnliche Buchungen festzustellen sind.

    Der Prüfer überzeugt sich ebenfalls davon, dass die gebuchten Kassenumsätze auch ihren Weg in die Buchhaltung gefunden haben.

    Solltest Du Deine Kassenberichte und die Belege wie die Tagesauszüge oder die Z-Bons nicht im Betrieb aufbewahren, sondern beispielsweise beim Steuerberater oder Zuhause, wird und darf der Prüfer Dich bitten, ihm diese Unterlagen ebenfalls zur Verfügung zu stellen.

    Was wird bei der Kassen-Nachschau geprüft?

    Um Manipulationen auszuschliessen wird er folgende Punkte prüfen:

    • Wurden alle Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst?
    • Wurden die Umsätze von der Kasse aufgezeichnet und stehen sie in elektronischer Form zur Verfügung?
    • Wird das Kassensystem ordnungsgemäß eingesetzt?
    • Liegt eine ausreichende Verfahrensdokumentation für den Betrieb (inklusive der Verfahrensdokumentation des Kassensystems) vor?
    • Verfügt die Kasse über eine ordnungsgemäße Funktion für den Kassensturz?

      Wie geschieht der Kassensturz?

      Der Kassenschluss ist eine Momentaufnahme und gibt erste Hinweise, ob alles mit rechten Dingen zugeht. Das funktioniert so:

      • Der laufende Geschäftsbetrieb wird kurz unterbrochen, zumindest an der betroffenen Kasse.
      • Das Kassenprotokoll des laufenden Tages wird ausgedruckt
      • Ist die Kasse ordentlich geführt, stimmen die Werte überein. Kleinere Differenzen sind nicht zwingend ein Drama, hier muss festgestellt werden, ob es sich um klassische kleinere Wechselgeldfehler oder Ähnliches handelt

      Kassen-Nachschau und deine Software: Das musst Du haben

      Damit Du formelle Fehler im Rahmen der Prüfung verhindern kannst, händigen wir Dir folgende Dokumente auf Anfrage aus:

      • Verfahrensdokumentation (Kassensystem)
      • Programmierprotokoll
      • PDF Bedienungsanleitung
      • Kassenbuch Dokumentation (falls Kassenbuch-Modul erworben wurde)

      Eine Verfahrensdokumentation für Deinen Betrieb muss in jedem Fall auch vorliegen und von Dir erstellt werden.
      Im Falle einer Nachschau solltest Du diese Dokumente zusammen mit den exportierten Daten auf den USB-Stick des Prüfers kopieren.
      Ebenfalls muss der Export der elektronischen Kassendaten gewährleistet sein.

      Archivierung

      Wir hoffen natürlich, dass der Prüfer zu dem Ergebnis kommt, dass Deine Kassenführung ordnungsgemäß ist und keine Mängel festgestellt werden. Dann dürfte die Angelegenheit vermutlich erledigt sein. Mit ein bisschen Glück wird man Dich auch weniger wahrscheinlich zu einer Außenprüfung heranziehen, weil ja die Grundlagen für die korrekte Ermittlung des Umsatzes schon einmal stimmen.

      Was bei Mängeln genau passiert, kann man nicht immer mit Bestimmtheit sagen. Vermutlich wird man dir eine Frist setzen, die Kassenführung gemäß der GoBD in Ordnung zu bringen.

      Sollten gröbere Patzer auftreten oder es augenfällig werden, dass Du Dich um die Angelegenheit noch gar nicht gekümmert hast, kann sehr wahrscheinlich eine richtige Außenprüfung auf Dich zukommen.

        Gutenbergstraße 1
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        hallo@kassenprofis-nord.de

        Aus unserer Zentrale in Bad Schwartau sind wir für Dich auch gerne in folgenden Städten und deren Umgebung vor Ort:

        Ahrensbök, Bad Oldesloe, Bad Segeberg, Boltenhagen, Dahme, Eutin, Fehmarn, Grevesmühlen, Grömitz, Heiligenhafen, Kellenhusen, Lübeck, Mölln, Neustadt in Holstein, Oldenburg in Holstein, Ratzeburg, Reinfeld, Scharbeutz, Timmendorfer Strand, Travemünde

        Falls Deine Stadt nicht dabei ist, komm trotzdem gerne auf uns zu und wir finden gemeinsam eine Lösung!

        Bildquelle: AdobeStock | Rawpixel.com| Visual Generation| Joshhh

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