Die GoBD 2017 – Deine Kasse angstfrei führen

Neue gesetzliche Regelungen bringen oft Unsicherheit und dadurch Unklarheit.

Die GoBD ist so ein Beispiel. Dieser Begriff bedeutet ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Sie legen fest, auf welche Art und Weise Du Deine Buchhaltung erledigen und Deine Geschäftsvorfälle aufzeichnen musst.

Früher waren die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) ein Regelwerk, ohne das kein Buchhalter arbeiten konnte.

Dort ist beispielsweise festgelegt, welche Positionen in einem Jahresabschluss enthalten sein müssen, dass eine Inventur gemacht werden musste und die Buchhaltung nicht unverständlich geführt werden darf.

Jeder wusste woran er war und wie er sich zu verhalten hatte.

Seit den Neunzigern kamen die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“, die erklärten, wie Finanzdaten in der betrieblichen IT zu speichern sind.

2002 erließ man Verwaltungsvorschriften, wie Prüfer auf digitale Unterlagen zugreifen dürfen und sollen – dies hieß GDPdU, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, die nun wiederum durch die GoBD abgelöst wurden.

Bei den letzten Reformen dieser Vorschriften ging es vermehrt darum, Missbrauch zu verhindern oder einzuschränken, vor allem natürlich im Umgang mit Bargeld.

Die GoBD 2017 sind auf diesem langen Weg eine weitere und nicht die letzte Station. Da es um Bargeld geht, geht es logischerweise auch um Kassen. Und damit geht es auch um Dich.

Entscheidend ist die Frage, was für eine Kasse du betreibst. Vorab: Bis heute kann Dich niemand zwingen, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen,  noch nicht. Bislang sieht das Bundesministerium für Finanzen eine Registrierkassenpflicht als unverhältnismäßig bzw. unzumutbar an.

Die Dokumentationspflichten, die du erfüllen musst, werden wohl mit einer manuellen Kasse in Zukunft immer schwerer hinzubekommen sein.

Außerdem müssen die Kassenvorgänge lückenlos dokumentiert werden. Es kann also passieren, dass der Umgang mit der „offenen Ladenkasse“ (in Abgrenzung zu einem elektronischen Kassensystem) lästiger wird als mit einer Software.

Laut Gerüchten werden Betriebe ohne elektronische Kassensysteme bevorzugter geprüft, weil es hier mehr Möglichkeiten für Betrug gibt.

Buchungen, Geschäftsvorfälle und Aufzeichnungen müssen nachprüfbar, korrekt, vollständig, geordnet, zeitnah und nicht veränderbar sein.

Dreh- und Angelpunkt einer ordentlich geführten Kasse ist der Z-Bon. Auf dem Z-Bon wird der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt. Er enthält alle Bewegungen des vergangenen Tages. Anschließend wird Dein Kassenbestand wieder auf null gesetzt.

Diese müssen lückenlos vorhanden sein und vom System nicht manipulierbar durchnummeriert werden.

Diese Daten müssen jederzeit aus dem Kassensystem abrufbar sein:

• Die aufgelaufenen Brutto-Einnahmen
• Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen
• Übersicht der einzelnen Buchungen und der Zahlungsarten bar, mit Karte oder per Scheck

Alle Buchungen müssen lückenlos elektronisch erfasst und unveränderbar gespeichert werden und über einen Zeitraum von zehn Jahren digital archiviert werden.

Ebenso benötigt das Kassensystem eine Exportfunktion, um diese Buchungen und Bons in einem für Deinen Steuerprüfer lesbaren Format abzuspeichern.

Manipulationssicher

Dein Kassensystem muss manipulationssicher gestaltet sein. Es geht darum, dass das System keine Manipulation zulässt.

Datenzugriff

Es müssen Schnittstellen vorhanden sein, damit das Finanzamt die Daten jederzeit in einer für seine Systeme lesbaren Art und Weise kopieren und prüfen kann.

Bedienungs- und Programmieranleitungen

Man kann nicht verlangen, dass jeder Finanzbeamte sich mit jeder Kassensoftware auskennt. Darum müssen immer entsprechende Anleitungen und Einweisungen vorhanden sein, damit es in zumutbarer Zeit möglich ist, sich in die Materie einzuarbeiten und die benötigten Daten einzusehen.

Obwohl die Digitalisierung vieles vereinfacht, kommen wir noch längst nicht ohne Papier und Belege aus. Neben der richtigen Software und deren richtiger Nutzung sollte folgendes auch bei einem spontanen Besuch der Finanzbehörde mit einem Griff verfügbar sein.

Kassen

• Lückenlose Ausdrucke der Z-Bons
• Auch Fehlbons sollten alle vorhanden sein
• Stornos sind durch Stornobons nachvollziehbar
• Sollten sich Stornobuchungen auf den Z-Bons finden, sollten am besten schon am entsprechenden Tag Erläuterungen dazu festgehalten werden.
• Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis werden unveränderbar und vollständig aufbewahrt.
• Einzelaufzeichnung aller Umsätze.
• Die im Kassensystem erfassten Daten müssen in elektronischer Form auslesbar sein.
• Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt; bei Änderungen am Kassensystem für den gesamten zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum.

Beim Kassenbuch sollte sich folgendes finden:

• Täglich erstellte Kassenberichte
• Kassenberichte handschriftlich, per EDV erstellt und ausgedruckt oder mit revisionssicherer Software geführt
• Rechnerische Richtigkeit des Kassenbuches
• Keine Kassenfehlbeträge
• Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen z.B. durch Stornos oder Wechselgeldfehler
• Geldtransfers von der Bank und zur Bank sind auch datumsmäßig zutreffend erfasst
• Vollständiger Nachweis der Buchungen mittels Belege
• Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen
• Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.